Documentação:
Todas as etapas, decisões, ajustes e alterações realizadas durante o projeto de implementação do S&OP devem ser formalmente documentadas de maneira detalhada e organizada. Essa documentação é fundamental para garantir a rastreabilidade de todo o processo, possibilitando que futuras análises, auditorias e melhorias sejam realizadas com base em informações precisas. Além disso, a documentação serve como um registro histórico que pode ser utilizado para treinamento de novos colaboradores, replicação de boas práticas e identificação de pontos críticos para projetos futuros.
Auditoria:
Como parte do encerramento, é realizada uma auditoria minuciosa e sistemática com o objetivo de verificar se todos os processos implantados estão alinhados com os padrões, políticas e objetivos estabelecidos no início do projeto. Essa revisão detalhada permite identificar possíveis desvios, não conformidades e oportunidades de melhoria, garantindo que a solução implementada atenda às expectativas e requisitos do negócio. A auditoria também reforça a transparência e a governança do projeto, promovendo a confiança entre todas as partes envolvidas.
Relatório final:
Um relatório final abrangente é preparado, consolidando os principais resultados alcançados ao longo do projeto. Esse documento inclui indicadores de desempenho relevantes, análise de cumprimento das metas, lições aprendidas, riscos enfrentados e superados, bem como recomendações para a continuidade e aprimoramento do processo de S&OP na organização. O relatório final serve como uma ferramenta estratégica para a alta gestão e stakeholders, auxiliando na tomada de decisões e no planejamento de ciclos futuros.
Fechamento:
O fechamento do projeto envolve a formalização do encerramento de todas as atividades relacionadas, incluindo a liberação dos recursos humanos, financeiros e tecnológicos que estavam alocados para o projeto. Também é feita a organização e arquivamento de toda a documentação pertinente, garantindo que as informações estejam acessíveis para consultas futuras e conformidade com as normas internas e regulatórias. Este momento marca o fim do ciclo do projeto e o início da operação contínua do processo de S&OP.
Aprovação do cliente:
Para finalizar, o cliente realiza uma análise detalhada dos entregáveis apresentados, confrontando-os com os critérios e expectativas acordados no início do projeto. A aprovação oficial do cliente confirma que todas as fases foram concluídas com sucesso e que o projeto atingiu os objetivos estabelecidos. Esse aceite formal é essencial para a finalização contratual e para que o projeto seja considerado oficialmente encerrado, possibilitando a transferência para as áreas responsáveis pela operação e manutenção do S&OP.